Marketing de contenidos

Tips para que la comunicación de tu evento sea un éxito

Organizar un evento, independientemente de su temática y formato, es algo costoso, que requiere de una gran inversión en tiempo, esfuerzo y dinero. Da igual si se trata de una feria, un congreso, una actividad deportiva, etc.

Por ello es primordial sacarle el mayor partido posible y una de las mejores maneras de lograrlo es conseguir que se hable sobre él durante un largo periodo de tiempo.

Por lo tanto es importante realizar distintas tareas de comunicación antes, durante y después del evento. De esta manera conseguirás promocionar tu evento para llegar a un gran público.

En este post quiero compartir contigo algunas acciones que te ayudarán a mejorar la difusión de tu evento. Tal y como puedes ver en la siguiente infografia, he dividido estas tareas en tres apartados, dependiendo de si se realizan antes, durante o después del evento.

Infografia: Tips para la difusión de eventos - AMC Webmarketing

Veamos cada una de ellas con más detalle.

1. ANTES DEL EVENTO

Con el objetivo de lograr el mayor alcance posible y llegar a un gran número de personas es necesario que demos a conocer el evento antes de la fecha prevista para su realización. Por ello en este momento es muy importante realizar una fuerte campaña de promoción y difusión.

A continuación te dejo algunas propuestas interesantes:

1.1. Crea una landing page o microsite

Se trata de crear una pagina o sitio web que sirva para que la gente conozca el evento y pueda apuntarse.

A través de esta página web los usuarios podrán obtener información sobre el evento (fechas, lugar, programa, ponentes, etc). Además desde aquí podrán apuntarse y adquirir las entradas.

En esta pagina es importante incluir los botones para compartir en redes sociales y facilitar que los propios usuarios ayuden a difundir el evento.

También puedes incluir una cuenta atrás con los días que quedan hasta la celebración del evento.

Es importante crear campañas de publicidad para promocionar esta landing page.

1.2. Utiliza el blog o la sección de noticias de tu web

El blog es una buena herramienta para ir compartiendo contenidos y datos sobre el evento. De esta manera conseguirás captar el interés de las personas interesadas y también lograrás romper con las reticencias de los que tienen dudas.

Además si lo actualizas frecuentemente lograrás mayor visibilidad en los buscadores web. Ya sabemos lo mucho que le gustan a Google los contenidos actualizados y originales.

1.3. Elabora contenidos para compartir en distintos canales

Necesitarás crear contenidos en distintos formatos (texto, audio y vídeo) para poder compartir tanto en redes sociales como en medios de comunicación.

Puedes compartir breves entrevistas realizadas a los ponentes, vídeos mostrando las instalaciones donde se va a realizar, listados con las actividades que se van a llevar a cabo, infografias con los datos más relevantes, etc.

Todo ello te ayudará a generar interés entre los posibles asistentes y a conseguir que se animen a asistir.

1.4. Elige hashtags

Unos buenos hashtags permitirán seguir la conversación sobre el evento a cualquiera que esté interesado en ello.

Además gracias a los hashtags tanto los asistentes como los que no han podido acudir podrán seguir y comentar el evento a través de las redes sociales.

Por eso tomate tu tiempo para elegir los hasthtags más adecuados. Ten en cuenta que durante el evento se originarán otros hashtags creados por los propios participantes y que te resultarán muy útiles.

1.5. Envía notas de prensa

Es importante que semanas antes del evento e incluso meses envíes notas de prensa para ayudar a promocionarlo.

Junto a un breve texto explicativo sobre el evento, adjunta fotos y algún vídeo corto. Ya sabemos que los seres humanos somos muy visuales.

1.6. Utiliza las redes sociales

Las redes sociales son una muy buena herramienta para la comunicación, así que aprovéchalas.

Crear el evento en redes sociales te permitirá compartir noticias e información sobre el evento. Además las personas interesadas podrán compartirlo con sus amigos y conocidos.

1.7. Invierte en publicidad

En esta fase es importante invertir en publicidad, tanto para promocionar la landing page como para difundir el evento a través de las redes sociales.

No olvides otros medios más tradicionales como la publicidad en prensa y radio.

1.8. Crea un concurso

Puedes organizar algún concurso para lograr que las personas te ayuden a promocionar el evento a cambio de regalarles entradas para el mismo. Esta es una buena manera de generar conversación y lograr un mayor alcance.


2. DURANTE EL EVENTO

En esta etapa nos centraremos en dinamizar la conversación en torno al evento y facilitar la interacción entre ponentes, asistentes, patrocinadores y colaboradores.

Veamos algunas de las actuaciones que podemos llevar a cabo:

2.1. Retransmitelo en directo vía web

Gracias a la retransmisión del evento a través de internet puedes acercarte a un mayor número de personas y llegar a lugares que de otra manera serían difíciles de alcanzar. De esta manera beneficias a patrocinadores, colaboradores, ponentes y organizadores.

Además las personas que no han podido acudir podrán seguirlo como si estuvieran presentes, comentarlo a través de sus redes sociales e incluso participar lanzando preguntas a los ponentes con ayuda de los hashtags.

Existen múltiples plataformas especializadas en webinars, pero también puedes utilizar canales como YouTube que están a disposición de cualquier persona.

Estas plataformas de emisión en directo te ofrecen datos estadísticos. Por ejemplo, podrás saber cuando se conectan y se desconectan los usuarios, lo que te permitirá saber qué ponentes o momentos del evento generan mayor interés. Gracias a estos datos podrás tomar mejores decisiones de cara a futuras ediciones.

2.2. Ofrece wifi gratis

Si ofreces wifi a los asistentes y ponentes, facilitarás que publiquen tuits, fotos, vídeos y otros contenidos relacionados con el evento. Todo ello ayudará a su difusión y a que gane relevancia.

También mejorará la conversación entre los asistentes, conferenciantes, patrocinadores y colaboradores, contribuyendo al networking entre los distintos profesionales que participan.

2.3. Monitoriza la conversación en redes sociales

Resulta muy importante vigilar la conversación en las redes sociales. Para ello utiliza los hashtags previamente seleccionados y aquellos otros «extraoficiales» elegidos por los propios usuarios.

Si monitorizas las conversaciones sabrás cuándo decae el interés y podrás generar contenidos que ayuden a entretener al público.

Además puedes colocar una pantalla de gran tamaño para poner un backchannel con los tuits que se generan sobre el evento. Esto ayudará a animar la conversación en tiempo real, ya que los asistentes verán reflejados sus comentarios en la pantalla. También permitirá que el hasthtag oficial adquiera más relevancia.


3. TRAS EL EVENTO

En esta fase básicamente se trata de recopilar el material generado durante el evento y difundirlo a través de distintos canales.

También es el momento de agradecer a todos los participantes (ponentes, patrocinadores, colaboradores, asistentes) su colaboración.

Todo ello contribuirá a que el evento gane repercusión de cara a su siguiente edición.

Veamos que tareas podemos realizar las semanas posteriores al evento:

3.1. Ofrece acceso a los contenidos del evento

Poner a disposición de los usuarios los contenidos del evento (ponencias, presentaciones, dossier, etc.) permitirá que siga la conversación una vez concluido este. De esta manera los participantes podrán rememorar y comentar los momentos más destacados.

Si además compartes en redes sociales las ponencias más interesantes, las personas que no han asistido verán lo que se han perdido y estarán más receptivas para apuntarse a posteriores ediciones.

3.2. Actualiza el blog

Redacta uno o varios posts resumiendo los hitos y anécdotas más relevantes sucedidos durante el evento. Acompáñalos de fotos y algunos vídeos cortos para captar la atención del usuario.

También puedes crear infografias y collages de tweets para incluirlos en el blog.

3.3. Recopila los contenidos difundidos en redes sociales

Recopila en las distintas redes sociales las imagenes y videos generados en torno al evento y difundelos.

No te olvides de agradecer a los autores de estos contenidos su colaboración e invitales a participar en la siguiente edición.

3.4. Envia una newsletter

Envia una newletter a todos los participantes y a tu lista de suscriptores con un breve resumen del evento, algunas fotos y videos.

Señala los datos más destacados y agradece a todos su colaboración y asistencia.

3.5. Crea una encuesta

Enviar una encuesta a los participantes te ayudará a conocer la opinión y grado de satisfacción de los asistentes.

De esta manera ellos podrán colaborar con sus propuestas de mejora y tú mejorar la siguiente edición.

Espero que las propuestas de este post te resulten valiosas. ¿Tú que otras acciones llevarías a cabo para conseguir que se hable de un evento?

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